Verwalter-Checkliste

Allgemeines
  • Wird die Immobilienverwaltung hauptberuflich ausgeführt?
  • Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
  • Werden regelmäßig Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen vorgenommen und liegen entsprechende Nachweise vor?
  • Hat der Verwalter ein Qualitätsmanagementsystem eingerichtet ? oder ist das Unternehmen zertifiziert?
  • Werden noch andere Wohnungseigentumsobjekte in vergleichbarer Größe verwaltet und können Referenzen benannt werden?
  • Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten?
  • Hat der Verwalter vor Angebotsabgabe Ihre Wohnanlage in Augenschein genommen?
  • Können Ihre Fragen sachgemäß beantwortet werden?
  • Hat der Verwalter eine für seine Tätigkeit geeignete Ausbildung? Zum Beispiel: Immobilienkaufmann/frau oder vergleichbar
  • Hat der Verwalter Rahmenverträge zur Senkung der Nebenkosten?
  • Beschäftigt der Verwalter für die Verwaltung keine Subunternehmer? Werden die Verwaltungsleistungen durch eigenes Personal erbracht?
  • Ist der Verwalter Mitglied in einem der Immobilienwirtschaftlichen Verband?
Versicherung
  • Kann der Verwalter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung vorweisen?
  • Kann der Verwalter eine Betriebs- oder Berufs-Haftpflichtversicherung vorweisen?
  • Besitzt der Verwalter auch eine Vertrauensschaden-Versicherung?
Vertragsgestaltung
  • Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein – ist die Firmierung korrekt?
  • Sind die Aufgaben des Verwalters klar und übersichtlich geregelt?
  • Sind die Befugnisse des Verwalters klar geregelt?
  • Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
  • Ist die Haftung klar geregelt?
  • Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)? Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart?
  • Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor?
  • Erscheint der Bürobetrieb professionell? Funktioniert die Büroorganisation?
  • Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Büro- und Telefonzeiten, eventuell auch eine Notfallnummer?
  • Ergehen die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgemäß, zeitgerecht und kundenorientiert?
  • Erfolgt der Versand der Protokolle über Eigentümerversammlungen innerhalb des gesetzlich zulässigen Zeitraums?
  • Wird eine Beschlusssammlung geführt?
  • Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind Vorgänge nachvollziehbar und überprüfbar?
  • Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt?
  • Werden bei größeren Maßnahmen wie Sanierung mehrere Angebote eingeholt? Sind diese nachprüfbar und aufgeschlüsselt?
  • Ist die Vertretungsvollmacht geregelt? D.h., verfügt im Krankheits- und Urlaubsfall ein Vertreter des Verwalters über die notwendigen Kompetenzen und Vollmachten, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft problemlos weiterläuft? Was ist im Todesfall vorgesehen, gibt es eine Nachfolgeregelung?
Finanz- und Vermögensverwaltung
  • Ist Kontoinhaber des Hausgeldkontos die Eigentümergemeinschaft, bzw. der Eigentümer vertreten durch den Verwalter oder ist ein Treuhandkonto eingesetzt?
  • Ist auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft, bzw. der Eigentümer Kontoinhaber?
  • Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
  • Wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar und angemessen festgelegt?
  • Sind die Rücklagen mündelsicher angelegt?
  • Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? D.h., kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger Zahlungen veranlassen?
Technische Verwaltung
  • Bestehen Checklisten z.B. für regelmäßige Begehungen der Anlage oder für Wartungen?
  • Werden Objektbegehungsprotokolle geführt?
  • Verfügt der Verwalter über eigenes technisches Personal oder ein ausreichendes Netzwerk um die Eigentümergemeinschaft umfassend auch zu technischen Fragestellungen beraten zu können?

Ihre Ansprechpartner

Renate Bruns

Renate Bruns

Verwaltung

Zertifizierte Zwangsverwalterin. Die Zwangsverwaltung ist ein Vollstreckungsverfahren zur Durchsetzung von Ansprüchen von Gläubigern gegenüber dem Schuldner.

Arndt Bruns

Arndt Bruns

Verwaltung

Vorsitzender des Hausverwalterausschußes IVD Nord mit Sitz in Hamburg mit Sitz im Bundesfachreferat in Berlin.
Der Ausschuss ist zuständig für die berufspolitische Entwicklung des Berufsstandes der Immobilienverwalter.

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